El módulo de planificacion de citas es una poderosa herramienta que permite a los administradores y supervisores gestionar de manera eficiente el horario de atención para las citas con los clientes.
Esta funcionalidad es esencial para garantizar una experiencia fluida y organizada tanto para los clientes como para los equipos de atención.
La planificación de citas ofrece una amplia gama de configuraciones personalizables para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa y garantizar una óptima asignación de recursos.
Cómo ingresar al módulo de Planificación de Citas:
Para acceder al módulo de planificación de citas, simplemente sigue estos pasos:
- Dirígete al menú lateral izquierdo de Fluyapp.
- Haz clic en el botón “Citas”.
- Se mostrará la pantalla de la planificación de citas, donde encontrarás las 4 configuraciones disponibles para gestionar el horario de atención de las citas.
Características de la Planificación de Citas
- Configuración General
La configuración general proporciona una configuración global del horario de citas que se aplicará para todo el año y en todos los tiempos. En esta sección, se establece el marco general para la disponibilidad de agentes y las horas disponibles para que los clientes reserven sus citas. - Configuración Mensual
La configuración mensual permite establecer horarios y agentes específicos para uno o varios meses en particular. Esta configuración hará una excepción a la configuración general, afectando únicamente a los meses que se hayan configurado en la planificación general. Es ideal para situaciones donde se requiere una programación específica para ciertos meses del año. - Configuración Semanal
La configuración semanal ofrece la posibilidad de establecer horarios y agentes para una o varias semanas en particular. Al igual que la configuración mensual, esta opción hará una excepción a la configuración general o mensual, afectando únicamente a las semanas configuradas. Permite una mayor flexibilidad en la asignación de citas semanales. - Configuración Diaria
La configuración diaria permite realizar ajustes en el horario y agentes para días específicos. Esta configuración es una excepción a las configuraciones general, mensual y semanal, lo que significa que se puede aplicar un horario específico para un día o varios días en los que se necesite una excepción. Es ideal para situaciones extraordinarias o días festivos. - Campos de Configuración
Independientemente de la configuración seleccionada, los campos o propiedades de la configuración de la planificación son los mismos. Estos campos incluyen:
- Entidad: Selecciona la entidad o empresa para la que se realizará la configuración de citas.
- Sucursal: Permite elegir la sucursal específica a la que se aplicará la configuración.
- Agentes Máximos: Indica la cantidad máxima de agentes que estarán disponibles para atender citas en el horario establecido.
- Horas Personalizadas: Permite personalizar las horas del día en las que se mostrará el listado de citas disponibles. Se puede indicar la cantidad de agentes disponibles para cada bloque horario.
- Calendario: Dependiendo de la configuración seleccionada (mensual, semanal o diaria), se mostrará un calendario para visualizar y editar las citas programadas.
La planificación de citas en Fluyapp Business brinda una estructura organizada y altamente adaptable para gestionar las citas de manera eficiente. Con sus diversas configuraciones, los equipos de atención pueden optimizar la asignación de recursos y ofrecer una experiencia de atención al cliente excepcional. La flexibilidad de esta funcionalidad permite adaptarse a diferentes situaciones y garantizar la satisfacción tanto de los clientes como del personal de atención.
¿Como configurara la planificación de horarios de citas?
Configurar la planificación de horarios de citas es un proceso fundamental para asegurar una gestión óptima y organizada de las citas con los clientes. A través de esta funcionalidad, podrás establecer la configuración base para las citas y personalizar los horarios según las necesidades específicas de tu empresa.
Pasos para configurar la planificación de horarios de citas:
Paso 1: Configuración General
El primer paso consiste en configurar la planeación general, que servirá como la configuración base para todas las citas. Para ello, sigue estos pasos:
- Desde el módulo de planificación de citas, ingresa a la sección “General”.
- Haz clic en el botón “Ir a” para ingresar a la configuración general.
- Utiliza el árbol de servicios para seleccionar la sucursal a la cual deseas realizar la configuración general.
- Dentro del modal, encontrarás dos propiedades para configurar:
- Agentes máximos: Indica la cantidad de agentes que estarán disponibles en un bloque de hora para atender citas.
- Días de planificación máxima: Establece la cantidad de días que un cliente puede visualizar hacia el futuro en el calendario al agendar una cita. Por ejemplo, si se establece como 7, el cliente podrá ver hasta 7 días desde la fecha actual para agendar su cita.
- Luego de llenar estos campos, haz clic en “Guardar” para aplicar la configuración general.
Opcionalmente, si deseas configurar horas específicas dentro de la planificación de citas general, selecciona el checkbox “Personalizar Horas“.
Se mostrará un listado de las horas del día, donde podrás ingresar las horas disponibles para las citas y la cantidad de agentes disponibles por hora.
Nota: Esta configuración se aplicará a todas las fechas en el horario establecido en la planeación de la sucursal.
Configuración Personalizada de Horas
- Si deseas configurar horas específicas dentro de la planeación de citas general, selecciona el checkbox “Personalizar Horas”.
- Se mostrará un listado con las horas del día, donde podrás ingresar las horas disponibles para agendar citas y la cantidad de agentes disponibles por hora.
- Completa la información requerida para cada hora y agente disponible.
- Haz clic en “Guardar” para aplicar la configuración personalizada de horas
Configuración Mensual, Semanal y Diaria:
- Para configurar la planificación de citas a nivel mensual, semanal o diario, sigue los mismos pasos que en la configuración general, pero con la excepción de que, para estas configuraciones, tendrás un campo para especificar el mes, semana o día a configurar en particular.
- Haz clic en el botón “Agregar Configuración” para guardar la configuración establecida.
Con estos pasos, habrás configurado la planificación de horarios de citas de manera eficiente y adaptada a las necesidades específicas de tu empresa, garantizando una experiencia óptima para los clientes y un flujo de trabajo organizado para los equipos de atención.